La procédure de demande au CARI est distincte pour :
Les critères d’évaluation des demandes sont donnés dans l’appel à projets permanent.
- chaque dossier CARI se voit attribuer un numéro de référence
- ce numéro doit être indiqué dans SIFAC pour toute commande liée au dossier
- il permet de faire le lien entre les commandes dans SIFAC et les demandes au CARI lors du contrôle a posteriori
- le dossier est maintenant constitué d’un seul fichier, plus simple à remplir, avec une notice plus claire
Afin de contrôler que les achats informatiques ont bien été validés par le CARI, un numéro de dossier est transmis au demandeur (et aux gestionnaires des budgets concernés) pour chaque dossier soumis au CARI (demandes courantes comme exceptionnelles).
Ce numéro doit être indiqué dans SIFAC avec chaque commande liée au dossier.
Ainsi, plusieurs fois dans l’année, un bilan des achats informatiques via SIFAC permettra de vérifier que les achats effectués ont bien été validés par le CARI (et que les achats validés ont été bien effectués).
Financements sur fonds propres
Comme tous les investissements informatiques, ceux faits sur le budget propre d’une composante ou d’une unité (laboratoire, département, budget de projet, etc.) doivent aussi être soumis au CARI pour lui permettre de :
- garder une visibilité sur l’état des lieux
- proposer des mutualisations ou des ajustements
- participer financièrement le cas échéant
- proposer une analyse technique
- valider la cohérence avec la politique générale
Le CARI peut donc être amené à proposer sa participation à tout projet de cette nature qui se révèle d’intérêt général. Dans tous les cas, le CARI n’a pas vocation à s’opposer à de tels investissements.
Le CARI se prononcera sur des projets d’investissement en matériels, logiciels ou prestations informatiques pouvant être effectués en une fois ou selon un plan de financement pluriannuel. L’évaluation des projets se fera selon :
- le caractère d’urgence de la demande
- son caractère d’intérêt général
- le caractère ouvert de la démarche, en particulier, les efforts entrepris pour mutualiser et rationaliser l’investissement dans un souci d’économie de moyens
- l’adéquation des montants demandés aux besoins exprimés
- la pérennité des investissements
- la pertinence des solutions techniques éventuellement retenues
Les demandes dans le cadre de cet appel peuvent être envoyées à tout moment de l’année et seront examinées lors de la réunion du CARI suivant le dépôt de la demande (sous réserve que la demande soit déposée une semaine avant la réunion).
Les projets proposés au CARI doivent être financés sur des budgets disponibles (budgets propres) ou sollicités. Dans le second cas, la demande au CARI est un préalable à la demande de financement :
- c’est exigé par le CFA EVE ou le SCFC qui ainsi s’assurent qu’ils financement des projets approuvés par l’université
- cela permet au CARI d’exercer sa mission de conseil en faisant des propositions susceptibles d’améliorer le projet
- cela permet enfin au CARI de proposer une participation financière sur le budget des services communs si le projet est d’intérêt général. Cette participation peut aussi être demandée au CARI
L’examen de toute demande insuffisamment détaillée sera reporté pour instruction. À l’issue de l’examen d’un dossier, la demande pourra être :
- rejetée si elle ne relève pas du CARI ou entre en contradiction avec ses objectifs, les motifs du rejet seront alors exposés
- acceptée, les commandes pourront alors être passées directement
- reportée pour instruction par une commission de membres du CARI nommés à cet effet
- reportée à une date ultérieure s’il s’agit d’une demande éligible mais non prioritaire